مکاتبه با دانشگاه‌ها و شرکت‌های مختلف، از اهمیت بالایی برخوردار است. با داشتن یک مکاتبه خوب و متقاعد کننده، می‌توان نظر استاد مربوطه را جلب نمود. در اکثر مواقع، گرفتن پذیرش از دانشگاه‌ها و شرکت‌ها کار دشواری می‌باشد. اما با دانش و تجربه کافی می‌توان این امر دشوار را به خوبی انجام داد. گرفتن بورسیه تحصیلی از اساتید کار ساده‌ای نیست، درحالیکه می‌توان آن‌ها را به جهت پذیرش شما و در ادامه اخذ بورسیه تحصیلی متقاعد نمود. یکی دیگر از مزایای یک مکاتبه حرفه‌ای، رفع مشکلات پیش آمده برای فرد است. اگر متقاضی در هر مرحله‌ای از فرآیند مهاجرت دچار مشکل فنی شود، می‌­توان با یک مکاتبه اساسی، مشکل به وجود آمده را رفع نمود.

این نکته قابل ذکر است که مکاتبات ایمیلی با دانشگاه، در حکم نامه‌های اداری بوده و به همین دلیل نمی‌توان با پاسخ‌های غیرحرفه‌ای به آن‌ها پاسخ داد. به همین جهت نگارش ایمیل با رعایت نکات نگارشی، گرامر صحیح در زبان انگلیسی، رعایت ترتیب مطالب (مخاطب، متن اصلی، پایان و امضا) در ساختار آن، ضروری است.